Y es que, entre más pasa el tiempo, cada vez existen más y más aplicaciones y softwares con enfoques muy parecidos y otros muy diferentes, los cuales, son de gran importancia no solo para los negocios o empresas, sino para la sociedad en general y otro tipo de organismos.

Especialmente para los micro negocios y las pequeñas y medianas empresas (pyme), la implementación de tecnologías puede resultar en un proceso más complicado, y no únicamente por los recursos económicos con los que puedan contar o no, sino también por un tema de infraestructura y aplicación.

No obstante, existen muchas formas en las cuales los pequeños empresarios pueden comenzar con una transición que les permita el crecimiento y ser más competitivos, ya que el punto de partida, en muchas ocasiones, es más complicado que el camino hacia la digitalización y automatización empresarial.

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¿Qué es la automatización empresarial?

La automatización en las empresas hace referencia a la gestión y coordinación de los procesos internos de una organización en algunas áreas, departamentos e incluso en la totalidad de la compañía.

Esta práctica consiste en la implementación de tecnologías y utilización de softwares para ejecutar las operaciones comerciales y actividades internas que resultan repetitivas e implican un proceso de ejecución que generalmente involucra varios pasos.

Poner en marcha la automatización de los flujos o procesos empresariales tiene diversos objetivos que van más allá de una transformación tecnológica o una migración digital de las actividades, ya que, además de eso, se busca lograr la optimización máxima y eficiencia de las operaciones, así como el ahorro de tiempo y de recursos.

La automatización empresarial no es una tarea fácil, pues involucra invertir recursos, realizar esfuerzos y un tiempo de aprendizaje y adaptación de los colaboradores para poder obtener el mayor provecho.

Además de lo anterior, es importante resaltar que esta estrategia puede ser compleja, pues generalmente se conecta con diferentes sistemas de TI de la organización, lo que puede dificultar la automatización.

¿Cómo implementar la automatización en una empresa?

Para comenzar con una automatización de procesos, antes deben tenerse en cuenta diversos factores para así tomar la mejor decisión y orientarse con el enfoque correcto (además de contar con los recursos para el software y la infraestructura tecnológica para hacerlo).

Si bien no existe una fórmula para comenzar con esta implementación, sí hay aspectos clave que deben tenerse en cuenta para ejecutarlo de manera adecuada.

• Seleccionar las operaciones aptas para la automatización

No todas las tareas pueden realizarse de forma automática, pues hay algunas que requieren del esfuerzo humano.

Con esto es posible identificar qué actividades pueden automatizarse y, de esta forma, seleccionarlas de acuerdo a las necesidades de la empresa y saber el alcance de esta estrategia.

• Elección adecuada de proveedor

Es fundamental contar con un proveedor que brinde el sistema ideal y que cumpla con cubrir las necesidades del cliente, ya que no todos los softwares están dirigidos al mismo tipo de empresas o industrias.

Adicionalmente, elegir bien al proveedor puede evitar gastos de más en sistemas que no cubren las funciones o que se superponen a ellas.

• Definir el mapa de procesos

Una vez que se seleccionaron las actividades que serán automatizadas, es necesario diseñar un plan del procedimiento a seguir para que estas se ejecuten correctamente y se obtengan los resultados esperados.

Beneficios de automatizar un negocio.

A pesar de que la implementación y la transición a una digitalización empresarial puede ser complicada y, en principio, requiere de capital, lo cierto es que trae múltiples ventajas una vez que se pone en práctica este tipo de gestión, siendo algunas de ellas:

• Disminución en los costos

La primera de las ventajas palpables es la reducción en el costo, pues al ejecutarse actividades de manera automática, el ahorro al no contratar más colaboradores para llevar a cabo esas actividades es muy significativo.

• Mayor productividad

Al automatizar algunas de las operaciones del negocio, se tiene la seguridad de los resultados que esto puede brindar.

Además de eso, los empleados pueden enfocarse en otras actividades que sean de mayor impacto, y de esta manera, es posible tener personal más productivo y satisfecho al no realizar las mismas tareas repetitivas diariamente, además de que se fortalecen sus habilidades en otras áreas.

• Menor cantidad de errores

Es de humanos equivocarse, especialmente cuando existe una fatiga o desmotivación, por lo que al contar con un software que ayude a automatizar los procesos con la información, los datos exactos y la precisión requerida, no solo reducirá exponencialmente la cantidad de errores, sino que, incluso, puede erradicarlos. 

• Toma de decisiones más precisa y rápida

Al tener recolectada y analizada la información con grandes estándares de precisión, la toma de decisiones es mucho más sencilla y segura.

También, es posible hacerlo de manera más rápida y ágil debido a la velocidad con la que estos softwares se ejecutan, pudiendo rectificar elecciones a tiempo y efectuando aquellas que son inmediatas o urgentes. 

Implementar la automatización empresarial no es una tarea fácil, pues requiere de varias cosas, pero en compañía de profesionales se pueden obtener una gran cantidad de beneficios que, al paso del tiempo, tú, tus colaboradores y tu empresa lo agradecerán.

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Fuentes: Sydle, Red Hat.

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A pesar de que es creencia popular que estas innovaciones sólo pueden ser implementadas por estas compañías multinacionales, lo cierto es que existe un amplio abanico de aplicaciones para las pyme.

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¿Qué es la inteligencia artificial y machine learning?

Para entender la importancia de la inteligencia artificial y machine learning dentro de las empresas, primero es necesario definir qué son y cuáles son los beneficios de cada una. En primer lugar, la inteligencia artificial se puede entender como la capacidad de las máquinas y sistemas informáticos para realizar tareas que suelen necesitar de la inteligencia humana para llevarse a cabo. De esta manera, según un estudio realizado por Adecco Group Institute, la aplicación de esta tecnología permite disminuir las jornadas laborales gracias a que es capaz de automatizar una gran cantidad de actividades.

La aplicación de inteligencia artificial en las empresas no es algo nuevo, ya que se realiza desde hace un par de décadas, partiendo de la base de la automatización de procesos. No obstante, lo que lo vuelve novedoso es que ahora esas máquinas son capaces de solucionar problemas y tomar decisiones de forma más o menos autónoma.

Por otra parte, el machine learning (o aprendizaje automático) es uno de los campos de la inteligencia artificial que más relevancia ha tomado en los últimos años, ya que su tecnología se encarga de incorporar nuevo “conocimiento” a las máquinas y sistemas con el fin de que su comportamiento se vuelva más autónomo. Para las pyme, este sistema es esencial para su transformación digital debido a que cuentan con muchas más posibilidades para desarrollar sus operaciones y llegar a más clientes potenciales.

Una de las principales aplicaciones del machine learning es el chatbox, que es la conversación en línea entre la empresa y el cliente. Mediante el aprendizaje automático, los sistemas de la compañía pueden dar respuesta a muchas de las preguntas de forma muy automatizada, pero a la vez con la riqueza y diversidad de respuestas adecuadas.

Beneficios de estas tecnologías para las pyme

• Predicción del comportamientos del cliente. La inteligencia artificial y machine learning permiten estudiar los patrones de compra y búsqueda de los clientes con la finalidad de ofrecer productos y servicios personalizados a cada uno de ellos, lo que mejorará la demanda de las empresas.

• Análisis financiero. Las pyme emplean una gran cantidad de recursos tanto monetarios como de personal para el correcto análisis de sus finanzas. Estas dos tecnologías permiten ayudar en la gestión de riesgos, predicciones de inversiones, gestionar los préstamos y medidas de seguridad que permiten prevenir fraudes, entre otras cosas.

• Ingreso de datos. Estos sistemas permiten que se simplifique el proceso de documentación de una empresa, eliminando los actividades largas relacionadas con el ingreso manual de datos. Esto a su vez logra que los recursos se destinen en tareas más sencillas y menos tediosas. Asimismo, se evitan errores humanos en la información, por lo que se previenen problemas más graves en un futuro.

• Reconocimiento de imagen. Esto se refiere a la tecnología que identifica individuos, ubicaciones, logotipos, entre otros. Gracias a la inteligencia artificial y machine learning es posible la extracción de datos, el reconocimiento de patrones y el descubrimiento de nuevas bases de datos. Diversas industrias dedicadas a la seguridad y al comercio electrónico utilizan estas funciones para realizar sus actividades con mayor eficiencia.

• Detectar intrusiones en la red. Un sistema de detección de intrusos filtra el tráfico de la red mientras busca cualquier actividad maliciosa en forma de un ataque o acceso no autorizado. El análisis de este tráfico puede hacer que los patrones estén mejor equipados en el futuro para controlar las intrusiones. Como se basarán en el análisis, estas detecciones serán más precisas y rápidas.

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Tecnologías responsables de la seguridad

Es sobre todo en el área de ciberseguridad en el que hay una mayor implementación de inteligencia artificial y machine learning, ya que permiten analizar en tiempo real e identificar las amenazas computacionales más comunes así como también poner en marcha de medidas de prevención de malware en los equipos informáticos. Esto es posible gracias a la extensa base de datos que proporciona sobre posibles riesgos y los compara con lo que se encuentra en los equipos informáticos.

Con más de mil millones de archivos identificados, este es el método más utilizado para identificar malware en cualquier equipo informático y su capacidad para la detección supera el 99% de efectividad. Esto evita que se filtre información importante de la empresa o que las computadoras dejen de funcionar correctamente, por lo que se tendrán que adquirir nuevos equipos.

Los expertos en tecnología apuntan a que la inteligencia artificial y machine learning aumentarán su popularidad entre las pyme a un ritmo vertiginoso en los próximos años. Es por ello que compañías tecnológicas de todo el mundo están realizando grandes esfuerzos para el desarrollo de aplicaciones y plataformas con sistemas cada vez más avanzados, que responden de forma precisa a las necesidades de las empresas actuales.

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Según datos proporcionados por Microsoft, el 20% de los nuevos puestos de trabajo en las economías desarrolladas son creados por las pyme, por lo que la transformación digital es fundamental para mejorar la competitividad en su producción. Asimismo, el informe “Digitalización de la pyme, creciendo desde las plataformas de colaboración” elaborado por IDC destaca que en los próximos 4 años, el 70% de estas compañías aumentarán sus gastos para la implementación de tecnología, lo que las volverá más resilientes y con mayores capacidades para enfrentarse a las condiciones cambiantes del mercado.

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El aumento de inversión en tecnología

De acuerdo con la encuesta de liderazgo CIO Survey 2020 realizada por Harvey Nash, durante la primera ola de la pandemia por COVID-19 las empresas a nivel mundial gastaron 15 mil millones de dólares adicionales en su transformación digital. La principal razón de que existiera este aumento en la inversión en tecnología es que las compañías se vieron obligadas a implementar el trabajo a distancia, lo que provocó que se adquirieran nuevos equipos y softwares especializados que permitieran llevar a cabo las tareas desde casa de manera óptima.

Esta encuesta es una de las más grandes a nivel mundial debido a que analiza las respuestas de más de 4 mil 200 líderes de pyme sobre sus compras en tecnología. Es así que sus resultados revelaron que los rubros en los que hubo un mayor gasto fue en seguridad cibernética y privacidad de los datos, ya que cuatro de cada diez líderes reportaron que sus empresas experimentaron más ataques cibernéticos en 2020.

Por otra parte, para mediados de 2022, la desarrolladora de tecnología Civo realizó otra encuesta para determinar lo que gastan las compañías específicamente en el servicio de la computación en la nube, también llamada soluciones cloud. Los resultados revelaron que las pyme habían aumentado su coste en la contratación de este servicio en hasta un 48%, realizando pagos de 5 mil 600 dólares mensuales en promedio. 

En total, se estima que la inversión en tecnología ascendió hasta 4 mil 550 millones de dólares en 2022, lo que representa un 3% adicional en comparación con el año anterior. A pesar de que estas son cifras nunca antes registradas y que continúan creciendo mes con mes, lo cierto es que el crecimiento fue mucho menos acelerado en comparación con 2021.

Los retos de la inflación

El aumento exponencial de los gastos en tecnología comenzó a frenarse debido a una de las peores consecuencias que dejó la pandemia por COVID-19: la inflación. A principios de 2022, los líderes de las pyme más importantes a nivel mundial esperaban un aumento del 41% del presupuesto para la inversión en tecnología en los próximos 12 meses; no obstante, solamente creció un 20%. 

Debido a los efectos negativos en los precios de la energía, que a su vez impulsan la inflación, el gasto mundial de la tecnología cayó en un 10% en comparación con las previsiones realizadas para este año, según el estudio Worldwide Black Book: Live Edition de IDC. Los países más afectados por esta situación son los que se encuentran en Europa Central y Oriental, cuyos presupuestos han priorizado la contención de la inflación y han provocado recortes a otras áreas, como la de la tecnología.

A pesar de que esta situación no parece ser tan alarmante, lo cierto es que las pyme que comiencen a quedarse rezagadas digitalmente hablando perderán competitividad frente a otras compañías, lo que a largo plazo provocará que desaparezcan por completo.

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El panorama para los próximos años

La consultora tecnológica Gartner estima que para 2023 la inversión en tecnología por parte de las pyme aumentará en un 5,1% en comparación con el año anterior, lo que se traduce en 4 mil 750 millones de dólares. Adicional a esto, se espera que la demanda sea más sólida a medida que las empresas avancen con iniciativas de negocios digitales para combatir la agitación económica de los últimos años.

Asimismo, una encuesta realizada por Gartner a mediados del 2022 a más de 200 directores financieros reveló que aproximadamente el 69% planea aumentar su gasto en tecnologías durante el 2023. De esta manera, añadirán nuevos productos y servicios y mejorarán sus procesos a través de su digitalización, lo que remodelaría su flujo de ingresos.

Entre las principales tendencias para los próximos años sigue destacando lo relacionado con los datos, tanto para su análisis como para su protección, un tema que continúa preocupando a los pyme. No obstante, se prevé que la computación en la nube sea la mayor ganadora de este año debido al auge que ha tenido en meses recientes.

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Fuentes: Microsoft

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