El presupuesto empresarial es una de las partes esenciales para cualquier planeación y gestión de un negocio, ya que, sin este respaldo económico, es prácticamente imposible realizar las actividades diarias en una empresa.
Además de la función base de un presupuesto, resulta también ser el primer concepto con el cual se debe tener un gran cuidado.
Si no hay presupuesto, no hay negocio, pero si hay presupuesto y este descuida, en el futuro tampoco habrá un negocio.
La administración, control y gestión del presupuesto, es la base para cualquier empresa, por lo tanto, es fundamental manejarlo de manera eficiente.
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Control presupuestario.
El presupuesto empresarial es la cantidad de dinero que es necesaria para hacer frente a cierto número de gastos para la realización de un proyecto. Así, se puede definir como una cifra anticipada que estima el coste que va a suponer la realización de los objetivos.
No obstante, a pesar de su relevancia, hay una gran cantidad de empresas, pequeñas y medianas, especialmente, que no realizan un control adecuado de su economía, lo que muchas veces resulta en pérdidas financieras, incumplimiento de objetivos y gastos innecesarios.
Controlar el presupuesto dentro de las empresas no hace más que otorgar beneficios, sin embargo, de manera increíble, hay una gran cantidad de empresas que no saben cómo manejar este fundamento básico empresarial.
Con la parte presupuestaria se pagan salarios, se adquieren insumos, se pagan servicios y básicamente se lleva a cabo cualquier práctica que requiera la empresa.
Al planificar el presupuesto empresarial, es vital conocer a fondo la empresa y el modelo de negocio, ya que, de no partir de estas bases, se pueden cometer errores al establecer los objetivos que se pretenden alcanzar con ese presupuesto, además de fijar acciones irreales. Un presupuesto, en economía, hace referencia a la cantidad de dinero que se necesita para hacer frente a cierto número de gastos necesarios para acometer un proyecto.
Tipos de presupuestos.
Antes de analizar un presupuesto empresarial, es indispensable establecer cómo este será manejado.
Por un lado, el presupuesto estático no se puede modificar aun cuando existen variaciones en el volumen de ventas, gastos u otros. Este presupuesto ayuda a garantizar que no se gastarán más recursos de los que se tienen planificados, ya que cada área tiene un máximo de fondos para trabajar durante todo el año presupuestado.
La idea, es encontrar la forma de maximizar el uso de tales ingresos, obteniendo el mayor beneficio posible.
También, está el presupuesto variable o flexible, el cual es sensible a modificaciones por causas internas o externas. Se realiza conociendo las variables de producción y ventas reales de la empresa, así que permiten modificaciones en función de diferentes niveles de actividad o área.
Es importante que las empresas determinen cómo se establecerá el presupuesto para poder manejarlo adecuadamente.
¿Cómo establecer un presupuesto empresarial?
Elaborar un presupuesto no es una tarea difícil, no obstante, sí hay variables que, de utilizarlas en las empresas, permiten gestionar y controlar el presupuesto.
Para que una empresa pueda controlar y gestionar correctamente sus finanzas y no tener fugas de dinero o pérdidas financieras, debe tomar en cuenta las siguientes variables:
- Identificar la totalidad de los ingresos
Aquí, se debe contabilizar la cantidad exacta de dinero que la empresa está generando de forma cíclica (mensual, bimestral, o como la compañía lo maneje) y cuál es su procedencia, en el caso de que el negocio mantenga diferentes fuentes de ingresos o solo una, dependiendo de su giro y sus actividades comerciales.
- Identificar la totalidad de los gastos.
En esta parte, en muchas ocasiones es donde parten los principales problemas, ya que algunas compañías no saben o no han aprendido a identificar sus tipos de gastos, los cuales, permanentemente se encuentran divididos en tres categorías:
A) Gastos fijos: Los gastos fijos son todos aquellos en los que la empresa gasta dinero cada mes, siendo concretos, intransferibles y predecibles.
Por ejemplo, los costos de renta, nómina, o cuotas constantes de servicios públicos o privados, por ejemplo, el pago de electricidad e internet.
B) Gastos variables: Estos gastos fluctúan de manera mensual y dependen mucho del desempeño y la actividad de la empresa. A diferencia de los gastos fijos, estos no son posibles de anticipar, por lo tanto, sus proyecciones financieras pueden resultar poco fiables.
En esta categoría entran gastos como los servicios con base al uso, comisiones, costos de envíos, etc.
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C) Gastos únicos: Estos son los gastos que se dan con menor frecuencia, siendo aquellos que se dan solo una o muy pocas veces, y se pueden anticipar para no afectar el presupuesto empresarial.
Por ejemplo, comprar una computadora es un gasto que se hace una vez cada dos o tres años, dependiendo de las necesidades de la compañía.
Una vez que se determinan correctamente los ingresos y los tipos de gastos, es muy sencillo establecer un presupuesto empresarial con base en la rentabilidad general (ingresos menos gastos), y así tener un control y gestionar adecuadamente las finanzas.
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Fuentes: Accion Opportunity Fund, CHIPAX.
