Un software de gestión de compras resulta tal vez para algunos un término desconocido, que junto con otras herramientas digitales relacionadas, nos demuestran que la digitalización de los negocios es ahora una realidad.
En los últimos años, las estadísticas demuestran el crecimiento acelerado que han tenido las empresas en el mundo digital, ya sea por haber caído ante los beneficios que se obtienen de la digitalización, u obligados por el inminente cambio que tuvieron que enfrentar las empresas en la era reciente. En México el crecimiento no ha sido la excepción, según datos, en el periodo de enero de 2020 a enero de 2021, el porcentaje de usuarios digitales subió un 4%, sumando 3.5 millones de nuevos usuarios a los ahora 92.01 millones de personas que están conectadas de alguna forma, al internet.
¿Sabes cómo afecta la tecnología a la sociedad hoy en día?
¿Qué es un software de gestión de compras?
Ante la situación, cientos de empresas han logrado transportarse del mundo análogo al mundo digital, donde si bien, para algunos la adaptación es dura, después logran encontrar refugio entre un sinfín de herramientas que les permiten hacer todo tipo de actividades como, por ejemplo, un software de gestión de compras.
Podemos definir esta herramienta como programa que ayuda a las empresas a automatizar y concentrar en un lugar, sus etapas y actividades de un proceso de compras, por ejemplo, contactos de proveedores, envíos de órdenes de compra, flujos de aprobación, entre otros más.
¿Qué diferencias tiene con un ERP?
Ahora que sabemos que es un software de gestión de compras, no debemos caer en la confusión de que se trata de exactamente lo mismo que un ERP (Enterprise Resource Planning). La principal y más clara diferencia, es que mientras que un software de compras ayuda a automatizar los procesos del área de compras, un ERP integra en una sola plataforma, todos los procesos e información de tu negocio, como lo pueden ser, un CRM, la facturación electrónica, módulos de compra y de producción, y control de almacenes, entre muchos más, tal como lo permite UXBI.
Un software de gestión de compras es un paso que tu negocio debe de dar para comenzar a digitalizar el área de compras, y debido a lo complicado que puede llegar a ser el conocer nuevos conceptos de este tipo, nosotros te daremos importantes puntos a considerar para que conozcas los beneficios de implementar esta herramienta en tu empresa.
3 puntos a considerar para decidirte por un software de gestión de compras
Evitarás la duplicidad y pérdida de información
Almacenar la información de tu área era una tarea que en momentos de sobresaturación ya sea por capacidad de almacén, de personal, o por un mal archivado, se convertía en un dolor de cabeza a la hora de reorganizar o buscar cierto contacto o documento. Pasando el tiempo, se comenzó a digitalizar los documentos a la par que se realizaba el llenado y archivado físico, esto provocaba confusiones, sumando la carga doble de trabajo, que le comía tiempo valioso al área de compras.
Es por esto que un software de gestión es tan importante, ya que permite almacenar todo lo relacionado al departamento en un mismo sitio, y con el uso de comandos de búsqueda, localizar cualquier documento que necesites, en un instante.
Reduces los gastos y tiempos
Como señalamos en una parte del punto anterior, la duplicidad de llenado de información y su uso físico, generan gastos de dinero y de tiempo, que muchas veces se nos van de la mano sin darnos cuenta de la magnitud de las cantidades a largo plazo. Puedes evitar gastar en papelería e impresiones, optando por una propuesta, que además de agilizar esas tareas y ahorrar tiempo valioso para otras actividades, es eco-friendly y podrás evitar generar más basura al medio ambiente.
Previenes fraudes y proteges tu documentación
Un software de gestión de compra te va a permitir un mayor control de la información importante de tu empresa, y no dejar puntos o documentos vulnerables al acceso y la vista de cualquiera, ya que, por más desafortunado que nos pueda parecer, evitará que alguna persona perteneciente o con acceso al departamento de compras y su información relevante, cometa algún tipo de fraude y lucre ilegalmente con tu negocio.
¿Qué debes tener en cuenta a la hora de decidirte por un software de gestión de compras?
Es muy probable que a la hora de decantarte por implementar un software de gestión, te des cuenta de más áreas de tu empresa que necesitarán digitalizarse a la par de tu área de compras. Con un ERP como el que te ofrece UXBI, podrás conectar en una misma plataforma a tus departamentos de compras, producción, contabilidad, finanzas, mercadotecnia, ventas, etc.
Si bien existen más razones que pueden describir más ampliamente lo valioso que es contar con un software de gestión de compra, estos puntos son muy importantes y te serán de utilidad para comprender y saber cómo implementar esta y más herramientas digitales para potencializar tu negocio hacia la era digital.
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