En todas las pequeñas, mediana y grandes empresas, se cuentan con inventarios para el funcionamiento óptimo de sus operaciones, además, se llevan a cabo procedimientos y procesos para el control de los bienes y el stock. En todos estos negocios, es importante contar con un sistema de inventario.
El inventario es el registro de la existencia de los bienes que utilizan las empresas para su funcionamiento, uso, alquiler o para su venta, todo esto con el objetivo de servir a los clientes internos y externos.
Los inventarios varían de acuerdo con cada industria, por ejemplo, para realizar las operaciones en una tienda de zapatos, el inventario se encuentra en todo el calzado que venden en categorías como las marcas, modelos, colores, tallas, etc.
De esta forma, es importante para cualquier negocio llevar la administración y la contabilidad de los productos o insumos con los cuales los colaboradores desempeñan sus actividades, todo esto a través de un sistema de inventario.
Tipos de inventario.
Los inventarios también varían de acuerdo a sus aplicaciones y clasificaciones, siendo los siguientes los tipos de inventario.
- Inventario de Materias Primas: Este tipo de inventario está principalmente conformado por todos aquellos materiales con los cuales los productos son elaborados, pero que todavía no han recibido procesamiento.
- Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: Aquí se incluyen los bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, estos productos están actualmente en proceso de manufactura. Se cuantifican de acuerdo a la mano de obra, cantidad de materiales y gastos de fabricación.
- Inventario de Productos Terminados: En este inventario se integran aquellos bienes que han sido adquiridos por empresas manufactureras o industriales. Estos productos son transformados para ser comercializados como productos elaborados.
- Inventario de Suministros de Fábrica: Se constituye por los materiales con los cuales son elaborados los productos, no obstante, estos no pueden ser cuantificados de forma precisa.
- Inventario de Mercancías: Este inventario está conformado por aquellos bienes de los cuales la empresa es dueña, estos bienes son comprados para luego venderlos sin ser sometidos a ningún tipo de modificación.
También hay otros tipos de inventario, los cuales se determinan de acuerdo al momento en el que se realizan, se clasifican en:
- Inventario inicial: Se realizan antes de comenzar una acción o un periodo contable.
- Inventario final: Estos culminan una operación o ejercicio contable
De igual forma, existen también los inventarios que se llevan a cabo según la frecuencia en la que se efectúan, estos se clasifican en:
- Inventario periódico o cíclico: Se lleva a cabo de forma periódica. Por ejemplo, cada semana, mes o bimestre.
- Inventario permanente: Trata de contabilizar en tiempo real las variaciones de existencias. Es decir, el monitoreo es continuo.
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¿Para qué sirve un sistema de inventario?
Es importante contar con un sistema de inventario que nos ayude a mantener los niveles óptimos. El software adecuado puede convertirse en el instrumento ideal para ejecutar estas actividades de manera puntual y eficiente.
Adicionalmente, este software ayuda a las empresas a planificar, monitorear y supervisar sus bienes y productos, brindando la información de manera exacta y anticipada para tomar decisiones.
También, este sistema es una herramienta de gestión que se utiliza para registrar las cantidades de mercancías existentes en una empresa, así como para determinar el costo de los productos que se venderán y que han sido vendidos.
A través de un sistema de control de inventarios es muy sencillo conocer de manera exacta con qué cantidad de mercancía se cuenta en un momento preciso y qué productos están próximos a agotarse, así como identificar cuáles son los niveles de rotación de los productos y reconocer aquellos que están cerca de cumplir su fecha de caducidad.
¿Cuáles son las ventajas de contar con un sistema de inventario?
Existen innumerables razones por las cuales las empresas deberían contar con un software que ayude con los inventarios. Además de su funcionamiento, anteriormente explicado, brindan una gran cantidad de beneficios que van desde el ahorro de tiempo hasta el ahorro económico.
A continuación, algunas de las grandes ventajas que otorga un sistema de inventario, según Economipedia:
- Ayuda a calcular el costo de los productos vendidos y de aquellos que se encuentran en almacén.
- Determina el nivel de rotación de los distintos productos que ofrece la empresa, es decir, qué mercancías reportan mayores salidas del almacén o se acaban más rápido y, por tanto, es necesario reponer con mayor frecuencia.
- Identifica discrepancias entre el inventario físico (conteo manual de todas las existencias) y aquel registrado en el sistema o software que maneja la compañía.
- Evita las pérdidas por daños al poder encontrar, por ejemplo, si hay mercancías que permanecen mucho tiempo en almacén, incluso más allá de su fecha de caducidad (en caso de productos perecederos o con fecha de vencimiento).
- Reduce el costo de almacenamiento al identificar la cantidad óptima de una mercancía que se debe mantener en almacén, guardando un stock ante un posible incremento de la demanda, pero sin generar gastos de almacenamiento innecesarios.
Los beneficios de contar con un software que auxilie en el sistema de inventarios es importante, y eso radica en el funcionamiento óptimo y eficiente de las operaciones y las actividades tanto internas como externas de la empresa, así como el de todos los colaboradores.
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Fuentes: Gestiopolis, Economipedia.
